Escassez de técnicos: 4 passos para travar a perda de conhecimentos

Uma abordagem prática para melhorar a eficiência, reduzir o tempo de integração e proteger o conhecimento técnico em toda a sua organização.

Em todos os sectores que dependem da perícia manual - construção, fabrico, manutenção industrial, e serviços de campo como canalização ou eletricidade, um desafio está a tornar-se urgente: simplesmente não há técnicos qualificados em número suficiente para efetuar os trabalhos.

Os técnicos que são disponíveis são mais difíceis de contratar, mais dispendioso de formar, e, em muitos casos, perto da reforma. Ainda assim, a procura de serviços técnicos, instalações, reparações, e manutenção contínua continua a aumentar.

A questão que todos os gestores de operações enfrentam atualmente é clara: Como é que as empresas podem continuar a funcionar e a crescer quando a mão de obra de que dependem está a diminuir?

A resposta está em centralização dos conhecimentos e racionalização das operações. É necessário permitir que as equipas trabalhem de forma mais eficiente com as pessoas que já têm, em vez de depender de um punhado de técnicos superiores que detêm toda a experiência da organização nas suas cabeças.

O fosso entre os trabalhadores está a aumentar

Não se trata apenas de um sentimento no terreno, mas de uma mudança económica global.

Jensen Huang, Diretor Executivo da Nvidia recentemente destacado a enorme necessidade mundial de centenas de milhares de electricistas, técnicos, e profissionais nos próximos anos. O crescimento explosivo dos centros de dados, sistemas de automatização, e o fabrico avançado estão a acelerar a procura de conhecimentos técnicos práticos.

Igualmente, Diretor Executivo da Ford alertou para o facto de não haver trabalhadores qualificados em número suficiente para construir ou manter as infra-estruturas necessárias à economia moderna.

Não se trata de uma flutuação temporária do trabalho, mas sim de uma mudança estrutural impulsionada por quatro factores fundamentais:

 

O verdadeiro risco: a perda de “conhecimentos críticos”

Neste contexto, o conhecimento tornou-se um ativo estratégico. Mas em muitas empresas, esse conhecimento é frágil porque não está documentado.

Todos nós já conhecemos o técnico “herói”. Eles conhecem a maquinaria e os sistemas por dentro e por fora. Conhecem o historial do cliente, os padrões de falha típicos e as soluções específicas que nunca constam dos manuais do fabricante de equipamento original (OEM).

Porque isso existe apenas na sua experiência pessoal, o que cria uma enorme vulnerabilidade. Quando esses técnicos se reformam ou se mudam, a organização perde mais do que uma pessoa; perde a sua capacidade.

Para proteger as suas operações, tem de deixar de confiar na memória e passar a confiar nos dados. Este é o núcleo de uma Gestão do ciclo de vida dos ativos, O objetivo é garantir que o historial de uma máquina seja preservado pela empresa e pelo prestador de serviços e não apenas pelo operador.

4 passos para travar a perda de conhecimentos

Mesmo com uma forte reserva de trabalho, a falta de organização operacional limita a capacidade de uma empresa para apresentar resultados. Se não se pode contratar mais pessoas, é preciso dar mais poder às pessoas que já existem.

Eis os quatro passos que as organizações de sucesso estão a dar para sobreviver à escassez:

1. Normalize os seus procedimentos

Já não se pode confiar na tradição oral. Todos os técnicos devem efetuar inspecções e reparações seguindo o mesmo padrão. Ao digitalizar as listas de verificação, garante a consistência, independentemente de quem está no turno.

2. Capturar o conhecimento onde o trabalho acontece

Os manuais de texto estão muitas vezes desactualizados no momento em que são impressos. As equipas modernas utilizam fotografias e vídeos para documentar a solução “real”. Se um técnico sénior resolve um problema complexo, deve gravá-lo para que a solução fique permanentemente registada.

3. Apoiar os técnicos com fluxos de trabalho digitais

Não obrigue a sua equipa a regressar ao escritório para verificar os conhecimentos ou a perder tempo ao telefone a pedir conselhos. Forneça acesso ao histórico de activos, manuais, vídeos, fotografias e ordens de trabalho anteriores diretamente nos seus dispositivos móveis. Isto transforma cada técnico num especialista.

4. Reduzir o tempo de integração

Quando o conhecimento é centralizado, as novas contratações não precisam de meses ou anos de acompanhamento para serem úteis. Podem seguir fluxos de trabalho orientados e aceder à inteligência colectiva da empresa desde o primeiro dia, o que significa que pode poupar tempo e dinheiro

O fluxo de trabalho de conhecimento centralizado

Para visualizar o modo como isto funciona, imagine que muda as suas operações de uma rede caótica de chamadas telefónicas e notas em papel para um fluxo simplificado:

 

A solução: FullyOps

É aqui que a FullyOps ajuda as equipas a passar de operações baseadas na dependência para operações baseadas no conhecimento.

O FullyOps permite às organizações de manutenção e de serviços no terreno controlar as ordens de trabalho e planeamento em tempo real, mas vai mais longe do que o simples agendamento. Funciona como um repositório dos conhecimentos técnicos da sua empresa.

Com o FullyOps, é possível:

• Documentar tarefas visualmente - Carregue fotografias e vídeos diretamente para o histórico de activos.

• Normalizar a qualidade Criar procedimentos digitais que têm de ser concluídos antes de um trabalho ser encerrado.

• Capturar o campo - Deixe que os técnicos registem a “correção” para que a próxima pessoa saiba exatamente o que fazer.

• Acelerar o processo de integração Os recém-chegados podem seguir fluxos de trabalho guiados em vez de precisarem de meses de acompanhamento.

Para compreender a mecânica de como digitalizamos estes fluxos, leia mais sobre como funciona.

O impacto operacional do FullyOps

A diferença entre uma empresa que depende de indivíduos e uma empresa que depende de um sistema é mensurável.

 

Construir uma operação resiliente

É pouco provável que a escassez de técnicos se resolva tão cedo. As empresas que vão prosperar são aquelas que deixam de esperar que o mercado de trabalho mude e começam a mudar a forma como gerem as suas próprias competências.

Quando o conhecimento é partilhado, as equipas tornam-se mais fortes e o desempenho torna-se repetível.

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